Контроль поручений¶

Введение¶

Рассылка документов исполнителям и контроль поручений осуществляется с помощью карточек контроля.

Первая карточка контроля создаётся автором документа или пользователями, имеющими доступ к журналу документов.

Исполнители, добавленные в карточку, получают доступ на чтение документа. У каждого исполнителя документ появляется в журнале “Поступившие документы”.

Карточка может быть как со сроком исполнения так и без. В случае, если карточка имеет срок исполнения, она появляется у автора и всех исполнителей в журнале “Контроль поручений”.

В ходе работы над документом исполнители имеют возможность разослать документ другим исполнителям. В результате структура рассылки документа имеет вид “дерева” и показывает движение документа от его регистрации до непосредствннных исполнителей.

Пример рассылки документа

Создание поручения¶

Создание новых поручений в документе разрешено пользователями, имеющими доступ к журналу документов. Исполнители могут лишь рассылать существующие карточки. Для создания новой карточки необходимо открыть документ, открыть вкладку “Рассылка” и нажать “Добавить рассылку”.

Форма создания рассылки

Поля форме карточки рассылки

Вид рассылки - Вид рассылки, по умолчанию - “В работу”
Кто отписал - Автор рассылки. Если у пользователя есть права отписывать от других - можно выбрать других авторов. (например секретарь может отписывать поручения от имени руководителя)
Текст поручения - Поручение для исполнителей, можно не заполнять. Для быстрого заполнения можно воспользоваться кнопками справа.
Срок исполнения - Срок исполнения поручения. Если поставить срок исполения - карточка становится контрольной.
Примечание - Любая дополнительная информация. Можно добавлять как до исполнения, так и после.
Периодичность контроля - Если установить контрольную дату и периодичность контроля срок контроля будет сдвигаться. Например, если от исполнителя требуется каждый понедельник подготавливать ответ на поручение - нужно установить срок исполнения на ближайший понедельник и “Перидичность контроля” установить в “Еженедельный”.
Список исполнителей - Для добавления исполнителей в список нужно в форме начать печатать фамилию исполнителя. Затем нажать кнопку “Добавить исполнителя”.

Важно

Порядок исполнителей имеет значение. Первый исполнитель считается основным.

Просмотр списка поручений¶

В контроле поручений отображаются документы, которые находятся на контроле.

Внешний вид журнала “Контроль поручений”

Ответ на поручение¶

Для добавления ответа исполнителю необходимо открыть документ в “Поступивших” или “Контроле поручений”, открыть вкладку “Рассылка” и открыть карточку контроля. Напротив своей фамилии необходимо добавить ответ в виде текста или загрузить его в файле.